Songsong Tahapan Pemilu dan Mitigasi Sengketa, Bawaslu Kota Kediri Gandeng Dinas Kearsipan Perkuat Tata Kelola Arsip
|
Kota Kediri – Bawaslu Kota Kediri menggelar Rapat Koordinasi Tata Kelola Kearsipan di Lingkungan Bawaslu Kota Kediri bertempat di Sekretariat Bawaslu Kota Kediri pada hari ini, Rabu (11/11/2026). Forum ini diselenggarakan guna memperkuat standarisasi pengarsipan lembaga sekaligus mempersiapkan tertib kearsipan dalam menghadapi dinamika tahapan pemilu mendatang.
Kegiatan ini menghadirkan narasumber teknis dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri, Nana Yulia W., S.Sos., selaku Arsiparis Ahli, serta diikuti oleh jajaran pimpinan dan staf sekretariat Bawaslu Kota Kediri.
Acara dibuka secara resmi oleh Ketua Bawaslu Kota Kediri, Yudi Agung Nugraha, S.H. Dalam sambutannya, Yudi menekankan betapa krusialnya peranan arsip dalam menjaga rekam jejak kinerja pengawasan pemilu.
"Arsip memiliki nilai yang sangat berharga guna menyongsong masa tahapan. Berkaca dari pengalaman pemilu dan pemilihan sebelumnya, dokumen kearsipan yang tertib dan akurat merupakan benteng utama serta alat bukti vital, terutama pada saat menghadapi proses penyelesaian sengketa," ujar Yudi.
Dalam pemaparannya, Nana Yulia W. membeberkan kaidah-kaidah teknis pengelolaan arsip kelembagaan publik. Ia menegaskan bahwa hanya arsip yang memiliki nilai guna (value of use) tinggi yang perlu dipertahankan dan dikelola secara khusus.
Beberapa poin strategis pengelolaan arsip yang dipaparkan meliputi:
Penyimpanan Berbasis Divisi dan Sekretariat: Arsip yang masih aktif digunakan wajib disimpan oleh masing-masing divisi agar alur kerja efisien. Sementara itu, arsip yang sudah bersifat inaktif terpusat pengelolaannya di bagian Sekretariat, sehingga tidak penumpukan berkas di ruang kerja divisi.
Pelestarian dan Penyerahan Arsip Statis: Arsip vital—seperti dokumen hasil keputusan, kebijakan strategis, serta berkas bernilai sejarah yang bersifat statis—dapat diserahkan kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri pasca-tahapan pemilu/pilkada usai. Arsip tersebut akan dirawat dengan standar keamanan tinggi dan tetap dapat diakses jika sewaktu-waktu dibutuhkan dalam kondisi mendesak.
Teknis Pemusnahan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA): Pemusnahan berkas tidak boleh dilakukan sembarangan, melainkan wajib mengikuti tata cara dan dasar hukum regulasi kearsipan. Khusus arsip keuangan, memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang lebih panjang (umumnya hingga 10 tahun) dibandingkan arsip umum yang memiliki masa retensi 5 tahun.
Perlakuan Fisik Berkas: Nana memberi penekanan khusus terkait fisik dokumen. Petugas dilarang keras melubangi (diplong) kertas arsip asli karena tindakan tersebut melukai keutuhan fisik dokumen negara.
Melalui kegiatan rapat koordinasi tata kelola kearsipan ini, Bawaslu Kota Kediri berkomitmen menindaklanjuti seluruh rekomendasi teknis dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri. Langkah ini diambil untuk memastikan seluruh dokumen pengawasan, administrasi, hingga pelaporan keuangan terarsip secara profesional, aman, akuntabel, serta siap mendukung keterbukaan informasi dan penegakan keadilan pemilu.
