Rapat Koordinasi Penatalaksanaan Naskah Dinas dan Arsip sesuai Perbawaslu 13 tahun 2020 dan Perbawaslu 10 tahun 2020 di Lingkungan Bawaslu Provinsi Jawa Timur

Tulungagung, 03 Desember 2020. Koordinator Divisi SDM beserta Staf Bawaslu Kota Kediri mengahadiri undangan Rapat Koordinasi Penatalaksanaan Naskah Dinas dan Arsip sesuai Perbawaslu 13 tahun 2020 dan Perbawaslu 10 tahun 2020 di Lingkungan Bawaslu Provinsi Jawa Timur. Kegiatan ini dihadiri oleh Ketua Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Kepala Bagian Administrasi Bawaslu Provinsi Jawa Timur serta Koordinator Divisi OSDM Bawaslu Provinsi Jawa Timur dan juga terundang 19 Kabupaten/Kota Bawaslu Provinsi Jawa Timur non Pilkada yang berlangsung di Crown Victoria Hotel Tulungagung. Kegiatan dimulai pukul 09.30 WIB dan dibuka langsung oleh Ketua Bawaslu Provinsi Jawa Timur Bapak Moh. Amin. Ada beberapa materi yang disampaikan dalam kegiatan ini yang berlangsung selama dua hari antara lain materi tentang tata kelola naskah dinas sesuai Perbawaslu No. 10 dan No. 12 tahun 2020.

Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Jawa Timur Bapak Sapni Syahrir,S.IP.,M.Si menyampaikan Anggaran kegiatan dalam pengelolaan kearsipan di Bawaslu sebagaimana tercantum dalam Daftar Isian Perencaan Anggaran (DIPA) Bawaslu setiap tahun anggaran

Dalam pemberkasan arsip aktif, penentuan kode dengan mempergunakan Klasifikasi Arsip sebagai berikut:

 1) Membaca keseluruhan isi informasi;

 2) Menentukan kesimpulan pokok/subjek permasalahan;

 3) Menentukan kode pokok masalah dan sub masalahnya dengan menggunakan Klasifikasi Arsip. Cara       penulisan kode Klasifikasi Arsip:

1. Pokok masalah ditulis pada bagian depan dengan huruf sesuai dengan Klasifikasi Arsip diakhiri tanda baca titik (.);
2. Sub masalah ditulis dengan kode angka yang diletakkan di belakang kode huruf diakhiri tanda baca titik (.);

Kemudian materi dilanjutkan oleh Kepala Bagian Administrasi Bapak Dr. Jufri Syahruddin M.Si menyampaikan klasifikasi Arsip Dinamis yaitu

1. Semakin tinggi tingkat kerahasiaan informasi Arsip semakin ketat tingkat pengamanan;
2. Setiap pegawai Bawaslu hanya dapat mengakses Arsip yang berada pada tanggungjawab tugas dan kewenangannya; dan
3. Publik dapat mengakses informasi Bawaslu yang dikategorikan terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

Materi selanjutnya disampaikan oleh Ketua Bawaslu Provinsi Jawa Timur Bapak Moh. Amin yakni tentang klasifikasi arsip di lingkungan Bawaslu yang dikelompokkan berdasarkan permasalahan sesuai dengan tugas dan fungsi setiap unit kerja Bawaslu yakni ada fungsi substansif dan fasilitatif. Unsur dalam klasifikasi arsip meliputi pokok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah.

Kegiatan ini diakhiri dengan rapat tindak lanjut yang dipimpin langsung oleh Kepala Bagian Administrasi Bapak Dr. Jufri Syahruddin M.Si. Kegiatan ini berlangsung selama dua hari pada hari Kamis tanggal 3 Desember 2020 sampai hari Jum’at tanggal 04 Desember 2020.